Lean Information Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (2)

Bevor ich auf die Möglichkeiten eingehe, wie SharePoint und Office 2010 Lean Information Working möglich machen, möchte ich noch einmal einen kurzen Blick in einen typischen Bürotag eines typischen Unternehmens werfen.

Franz M. ist aus einem verlängerten Wochenende wieder an seinen Arbeitsplatz zurückgekehrt. Er fährt Kaffeemaschine und Rechner hoch und hat gleich die Nase voll: 3 Tage nicht im Office und 150 Mails im Posteingang. Er vergisst den Kaffee und fängt an seine Mails zu checken. Ihm fällt auf, das neben einigen wichtigen Mails seiner Kunden vor allem Mails seiner Kollegen eingegangen sind, die während seiner Abwesenheit ein außerplanmäßiges Projektreffen abgehalten haben. Jede Menge Abstimmungsmails wer welche Unterlagen zu welchem Punkt der nicht ganz klaren Agenda mitbringen soll. Dann gab es wohl Unstimmigkeiten zur Raumauswahl. Das Protokoll der Sitzung wurde mehrfach korrigiert und immer wieder an alle herausgeschickt mit Bitte um Feedback. Bei einigen Aufgaben sind mehrere Verantwortliche in dem Worddokument benannt. Franz M. benötigt 2 h um überholte und inzwischen irrelevante Informationen herauszufiltern. Die eingegangenen Aufträge seiner Kunden schafft er dagegen in 15 Minuten vor der Mittagspause ins System zu geben.

In der Mittagspause trifft Franz M. dann einen Kollegen und schildert ihm, dass er vor lauter Emails zu nichts gekommen sei. Der Kollege fragt ihn daraufhin, ob er denn weiß, dass am Nachmittag ein weiteres Projektmeeting angesetzt ist. Franz M. stöhnt, denn so hatte er sich seinen 1. Tag nicht vorgestellt. Ohne Agenda und ohne Vorbereitung macht er sich auf den Weg. Es ist schließlich ein wichtiges Projekt: Ein neue Produktlinie soll aufgesetzt werden. Und da will er nicht fehlen. Aber er wird das Gefühl nicht los, dass er vor lauter Meetings zu nichts kommt.

Dieses Beispiel lässt sich natürlich beliebig weiterspinnen und ich werde zur Verdeutlichung hier und da auch auf Franz M. zurückkommen. Aber woher kommt diese Gefühl der Ineffizienz, der verschenkten Zeit? Warum glauben viele Office Mitarbeiter, das sie alles mögliche machen, nur nicht das was in ihrer Job-Beschreibung steht? Kurze Antwort: weil es so ist!

Soll man also dieses ganze Drumherum wegstreichen, damit Mitarbeiter sich auf Kernprozesse konzentrieren können? Nun, in unserem Beispiel hat Franz M. die Aufträge seiner Kunden angelegt. Er hat seinen Arbeitsvorrat sogar bewältigt. Aber warum soll er mit unwichtigem Schnickschnack seine Zeit vergeuden? Aber ist eine neue Produktlinie nun unwichtiger Schnickschnack oder eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens überhaupt?

Natürlich ist es unverzichtbar, das Mitarbeiter eines Unternehmens abteilungsübergreifend in Projekten, die der Unternehmensentwicklung dienen, zusammenkommen. Unternehmen wissen das, die Mitarbeiter wissen das - nur die konsequente Unterstützung sowohl organisatorischer als auch technischer Art ist sehr oft nicht gegeben. Selbst bei klassischen Unternehmen, in deren Mittelpunkt die Herstellung von Produkten liegt, ist zunehmend Projektarbeit notwendig: kürzere Produktlebenszyklen, schnelle regionale Veränderungen, neue Bedingungen durch Übernahmen und Fusionen, neue gesetzliche Auflagen etc., etc.. Team- bzw. Projektarbeit ist die richtige Antwort auf diese Herausforderungen: Teams verfügen über sehr viel mehr Know How (sowohl in der Breite als auch in der Tiefe!) als der Einzelne, haben eine deutlich niedrigere Akzeptanzschwelle und kommen so wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen.

So müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten geben, um Projekt- und Teamarbeit effizient durchführen zu können. Hierbei spielen SharePoint und Office 2010 ein sehr große Rolle. In den nächsten Artikeln werde ich diese Welt einmal genauer unter die Lupe nehmen.

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | Office 2010 | WSS 3.0

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Lean Infomation Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (1)

SharePoint verändert die in vielen Unternehmen die IT Welt. Ein Integrationsportal, das auch noch Administratorenrollen aus der IT in die Fachabteilungen verteilt. Wenn das keine Ansage für die Tekkie-Welt der IT-ler ist - was dann? Und doch hat SharePoint noch eine ganz andere Seite: Wie können bzw. müssen Arbeitsabläufe und Organisationsformen sich verändern um durch Nutzung der SharePoint Möglichkeiten wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen zu komme? Hier reden wir über Prozessoptimierung, Change Management und soziale Interaktion. Nicht nur ein Unternehmen muß SharePoint-fähig gemacht werden, sondern vor allem die Menschen müssen lernen, damit umzugehen.

In unseren SharePoint Projekten sind es sehr oft die IT Abteilungen, die uns bitten, sie beim Aufbau einer SharePoint Umgebung von klein bis groß zu unterstützen. Sind die technischen Aspekte abgedeckt, so wird - aus Sicht der IT - das Unternehmen schon klar kommen. Wir haben da so unsere Zweifel. Wenn man bedenkt, dass die große Mehrheit der Menschen, die mit einem Rechner arbeiten, dies mit dem MS Office Paket tun - also Outlook, Word, Excel und PowerPoint - und nahezu bei jeder Untersuchung sich herausstellt, dass durch Unkenntnis der Möglichkeiten die Effizienz der durchgeführten Tätigkeiten sehr niedrig ist, so ist es - glaube ich - illussorisch zu glauben, dass durch die bloße Anwesenheit der SharePoint Möglichkeiten irgendeine deutliche Prozessoptimierung oder Effiezienzverbesserung ensteht. Würde man mit diesen Ansätzen in der Produktion arbeiten, dann würde ein Mittelklassewagen wohl 80.000 € kosten!

Lean Information Working kann eine Revolution in den Bereichen erwirken, die noch nicht durch Lean Manufacturing optimiert sind. Was in den Produktionshallen geschieht, ist optimiert bis zum letzten Cent. In den übrigen Bereichen fangen wir gerade erst an. Ich möchte in diesem Blog beschreiben, wie Menschen in Unternehmen mit SharePoint - und insbesondere mit den Möglichkeiten durch Office und SharePoint 2010 - schlanker, effizienter und besser arbeiten können.

Tags: SharePoint 2010 | Office 2010 | SharePoint 2007

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