Lean Information Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (2)

Bevor ich auf die Möglichkeiten eingehe, wie SharePoint und Office 2010 Lean Information Working möglich machen, möchte ich noch einmal einen kurzen Blick in einen typischen Bürotag eines typischen Unternehmens werfen.

Franz M. ist aus einem verlängerten Wochenende wieder an seinen Arbeitsplatz zurückgekehrt. Er fährt Kaffeemaschine und Rechner hoch und hat gleich die Nase voll: 3 Tage nicht im Office und 150 Mails im Posteingang. Er vergisst den Kaffee und fängt an seine Mails zu checken. Ihm fällt auf, das neben einigen wichtigen Mails seiner Kunden vor allem Mails seiner Kollegen eingegangen sind, die während seiner Abwesenheit ein außerplanmäßiges Projektreffen abgehalten haben. Jede Menge Abstimmungsmails wer welche Unterlagen zu welchem Punkt der nicht ganz klaren Agenda mitbringen soll. Dann gab es wohl Unstimmigkeiten zur Raumauswahl. Das Protokoll der Sitzung wurde mehrfach korrigiert und immer wieder an alle herausgeschickt mit Bitte um Feedback. Bei einigen Aufgaben sind mehrere Verantwortliche in dem Worddokument benannt. Franz M. benötigt 2 h um überholte und inzwischen irrelevante Informationen herauszufiltern. Die eingegangenen Aufträge seiner Kunden schafft er dagegen in 15 Minuten vor der Mittagspause ins System zu geben.

In der Mittagspause trifft Franz M. dann einen Kollegen und schildert ihm, dass er vor lauter Emails zu nichts gekommen sei. Der Kollege fragt ihn daraufhin, ob er denn weiß, dass am Nachmittag ein weiteres Projektmeeting angesetzt ist. Franz M. stöhnt, denn so hatte er sich seinen 1. Tag nicht vorgestellt. Ohne Agenda und ohne Vorbereitung macht er sich auf den Weg. Es ist schließlich ein wichtiges Projekt: Ein neue Produktlinie soll aufgesetzt werden. Und da will er nicht fehlen. Aber er wird das Gefühl nicht los, dass er vor lauter Meetings zu nichts kommt.

Dieses Beispiel lässt sich natürlich beliebig weiterspinnen und ich werde zur Verdeutlichung hier und da auch auf Franz M. zurückkommen. Aber woher kommt diese Gefühl der Ineffizienz, der verschenkten Zeit? Warum glauben viele Office Mitarbeiter, das sie alles mögliche machen, nur nicht das was in ihrer Job-Beschreibung steht? Kurze Antwort: weil es so ist!

Soll man also dieses ganze Drumherum wegstreichen, damit Mitarbeiter sich auf Kernprozesse konzentrieren können? Nun, in unserem Beispiel hat Franz M. die Aufträge seiner Kunden angelegt. Er hat seinen Arbeitsvorrat sogar bewältigt. Aber warum soll er mit unwichtigem Schnickschnack seine Zeit vergeuden? Aber ist eine neue Produktlinie nun unwichtiger Schnickschnack oder eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens überhaupt?

Natürlich ist es unverzichtbar, das Mitarbeiter eines Unternehmens abteilungsübergreifend in Projekten, die der Unternehmensentwicklung dienen, zusammenkommen. Unternehmen wissen das, die Mitarbeiter wissen das - nur die konsequente Unterstützung sowohl organisatorischer als auch technischer Art ist sehr oft nicht gegeben. Selbst bei klassischen Unternehmen, in deren Mittelpunkt die Herstellung von Produkten liegt, ist zunehmend Projektarbeit notwendig: kürzere Produktlebenszyklen, schnelle regionale Veränderungen, neue Bedingungen durch Übernahmen und Fusionen, neue gesetzliche Auflagen etc., etc.. Team- bzw. Projektarbeit ist die richtige Antwort auf diese Herausforderungen: Teams verfügen über sehr viel mehr Know How (sowohl in der Breite als auch in der Tiefe!) als der Einzelne, haben eine deutlich niedrigere Akzeptanzschwelle und kommen so wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen.

So müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten geben, um Projekt- und Teamarbeit effizient durchführen zu können. Hierbei spielen SharePoint und Office 2010 ein sehr große Rolle. In den nächsten Artikeln werde ich diese Welt einmal genauer unter die Lupe nehmen.

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | Office 2010 | WSS 3.0

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Lean Infomation Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (1)

SharePoint verändert die in vielen Unternehmen die IT Welt. Ein Integrationsportal, das auch noch Administratorenrollen aus der IT in die Fachabteilungen verteilt. Wenn das keine Ansage für die Tekkie-Welt der IT-ler ist - was dann? Und doch hat SharePoint noch eine ganz andere Seite: Wie können bzw. müssen Arbeitsabläufe und Organisationsformen sich verändern um durch Nutzung der SharePoint Möglichkeiten wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen zu komme? Hier reden wir über Prozessoptimierung, Change Management und soziale Interaktion. Nicht nur ein Unternehmen muß SharePoint-fähig gemacht werden, sondern vor allem die Menschen müssen lernen, damit umzugehen.

In unseren SharePoint Projekten sind es sehr oft die IT Abteilungen, die uns bitten, sie beim Aufbau einer SharePoint Umgebung von klein bis groß zu unterstützen. Sind die technischen Aspekte abgedeckt, so wird - aus Sicht der IT - das Unternehmen schon klar kommen. Wir haben da so unsere Zweifel. Wenn man bedenkt, dass die große Mehrheit der Menschen, die mit einem Rechner arbeiten, dies mit dem MS Office Paket tun - also Outlook, Word, Excel und PowerPoint - und nahezu bei jeder Untersuchung sich herausstellt, dass durch Unkenntnis der Möglichkeiten die Effizienz der durchgeführten Tätigkeiten sehr niedrig ist, so ist es - glaube ich - illussorisch zu glauben, dass durch die bloße Anwesenheit der SharePoint Möglichkeiten irgendeine deutliche Prozessoptimierung oder Effiezienzverbesserung ensteht. Würde man mit diesen Ansätzen in der Produktion arbeiten, dann würde ein Mittelklassewagen wohl 80.000 € kosten!

Lean Information Working kann eine Revolution in den Bereichen erwirken, die noch nicht durch Lean Manufacturing optimiert sind. Was in den Produktionshallen geschieht, ist optimiert bis zum letzten Cent. In den übrigen Bereichen fangen wir gerade erst an. Ich möchte in diesem Blog beschreiben, wie Menschen in Unternehmen mit SharePoint - und insbesondere mit den Möglichkeiten durch Office und SharePoint 2010 - schlanker, effizienter und besser arbeiten können.

Tags: SharePoint 2010 | Office 2010 | SharePoint 2007

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Die neuen Funktionen von Office 2010 und SharePoint 2010 werden von Microsoft am 12. Mai 2010 virtuell vorgestellt.In dieser Präsentation will Microsoft zeigen, wie sich durch Einsatz des neuen SharePoint 2010 Zusammenarbeit und Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten lassen.

Die Live-Keynote wird von Stephen Elop am 12. Mai 2010 um 17:00 Uhr durchgeführt. Stephen Elop ist seit 2008 verantwortlich für die Microsoft Business Division. Frühere Stationen waren Juniper Networks, Adobe und Macromedia.

Das Ganze findet hier statt: Virtual Launch Office 2010 & SharePoint 2010 .

Tags: SharePoint 2010

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Heute habe ich die besondere Freude einen ganz speziellen Blogeintrag zu verfassen: Das SharePoint Magazin 01.2010 ist am Donnerstag am Kiosk erschienen. In diesem Magazin sind zwei Artikel von mir enthalten. Der erste Artikel beschäftigt sich mit den Änderungen die sich für Administratoren beim SharePoint Server 2010 ergeben. Insbesondere wird intensiv auf die neue Struktur der Anwendungsserver unter SharePoint 2010 eingegangen. So werden in der 2010er Version Anwendungsserver nicht mehr unter den gemeinsamen Diensten zusammengebündelt sondern können als eigene Dienste instantiiert und verwaltet werden. Das erhöht die Skalierbarkeit von SharePoint natürlich ungemein. Im zweiten Artikel geht es um die Neuerungen im SharePoint Designer 2010. Im Gegensatz zur 2007er Version handelt es sich beim SharePoint Designer 2010 im Prinzip um eine komplett neu entwickelte Anwendung mit neuen Funktionen, einer neuen Oberfläche usw. Nur ein wird laut Microsoft gleich bleiben: Auch der SharePoint Designer 2010 wird wieder zum kostenlosen Download bereitstehen. Natürlich machen nicht nur meine Artikel das Magazin lesenswert. Es gibt weitere Artikel zum Thema SharePoint und Self Service BI, SharePoint und Silverlight, Neuerungen im Web-Contentmanagement unter SharePoint 2010, neue Social Networking Funktionen in SharePoint 2010 uvm. Ich denke das SharePoint Magazin ist für jeden lesenswert der sich mit dieser Technologie beschäftigt. Durch den großen Erfolg den die Sonderausgabe des SharePoint-Magazins im letzten Jahr hatte ist der Software & Support Verlag dazu ermutigt worden das Magazin jetzt viel Mal im Jahr herauszubringen. Ich denke in der nächsten Ausgabe werden sich auch wieder Artikel von mir befinden. Also dann... Viel Spass beim Lesen.

Tags: SharePoint 2010

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Die Beta-Version von SharePoint 2010 lässt es bereits erahnen: Bei SharePoint 2010 wird es erhebliche Änderungen an der Infrastruktur innerhalb der SharePoint Server-Farm geben. War es bisher so, dass in der Farm gemeinsam genutzte Anwendungen wie beispielsweise die Excel Services oder die SharePoint Suche über den sogenannten Anbieter für gemeinsame Dienste (Shared Services Provider; SSP) zur Verfügung gestellt werden hat sich Microsoft beim SharePoint 2010 von dieser Architekur verabschiedet.Der Shared Services Provider wird nun durch die Service Applications ersetzt. Das hat den Vorteil, dass eine SharePoint Farm flexibler und skalierbarer wird. Wollte man unter SharePoint 2007 z.B. einer einzelnen Abteilung ihren eigenen Excel Services Server geben musste man dafür einen neuen Anbieter für gemeinsame Dienste erstellen. Leider hat man dann aber den ganzen Kanon der gemeinsamen Dienste für den neuen Shared Services Provider erzeugt, obwohl man nur die Excel Services wollte.
Diese Situation hat sich unter SharePoint 2010 grundlegend geändert. Der Shared Services Provider ist durch die Service Applications ersetzt worden, wobei man sich eine Service Application als logische Instanz eines Dienstes vorstellen kann. Benötigt man unter SharePoint 2010 nun einen weiteren Excel Services Server. so kann man diesen einfach erstellen ohne dass man alle anderen Dienste die man nicht braucht auch erstellen muss. Service Applications liefert Daten- oder Berechnungsressourcen die von der SharePoint Farm verwendet werden können. Daher verwenden Service Applications u.u. eigene Datenbanken oder eigene Anwendungspools. Ob eine Datenbank im Spiel ist hängt stark von der Anwendung ab. Anwendungen die nur Berchnungen durchführen besitzten keine eigenen Datenbanken. Je nach Anwendung kann eine Service Application auch eine eigenes Benutzerinterface für die Konfiguration mitbringen. An dieser Stelle gibt es auch eine frohe Botschaft für Dritthersteller: Für Service Applications gibt es ein Framework in die sich eigene Anwendungen einbetten können, d.h. man kann nun eigene Entwicklungen als Service Applications für SharePoint zur Verfügung stellen.

Tags: SharePoint 2010

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Microsoft gibt immer mehr zu den im nächsten Jahr erscheineneden Produkten der breiten Öffentlichkeit preis. So können Sie sich bereits heute über viele Office 2010 Produkte, wie beispielsweise auch Microsoft Office SharePoint Server 2010, eingehend informieren und sogar die meisten Produkte kostenlos als Beta herunterladen und ausprobieren.

Speziell für SharePoint hat Microsoft schon seit längerem eine eigene Informationsplattform eingerichtet. Hier finden Sie unter anderem Videos zum Produkt, aber auch bereits Meinungen von Kunden zu den neuen Möglichkeiten:
http://sharepoint2010.microsoft.com/Pages/videos.aspx

Besonders ans Herz legen möchte ich Ihnen noch drei Videos, die auch bereits unter YouTube erschienen sind. Diese zeigen Ihnen die neuen Möglichkeiten von

• Microsoft Office Workspace 2010 (ehemals Groove) mit dem Sie SharePoint zu großen Teilen offline verwenden können
  
  
  
  
• Microsoft Office Web Applications mit denen Sie ohne lokal installiertes Office Paket lediglich mit einer Internetverbindung im Browser wichtige Dokumente nicht nur lesen sondern auch sehr komfortabel editieren können
  
  
  
  
• Microsoft Power Pivot, was aus dem Projekt "Gemini" hervorgegangen ist und eines der neuen Themen des "Self Service BI" darstellt (Microsoft gibt den Anwendern viel mehr Möglichkeiten eigene Auswertungen auf Unternehmensdaten eigenständig vorzunehmen)
  
  

Tags: SharePoint 2010 | Office 2010

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