SharePoint unterstützt natürlich die üblichen Projektmanagement-Aufgaben, wie etwa Aufgaben, Terminpläne, Budgetverfolgung oder auch problemorientierte Diskussionen. Aber was brauchen Menschen wirklich, die von ihren Unternehmen mit der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe betraut worden sind? Richtig, sie brauchen vor allem Informationen. Die richtigen Informationen - strukturiert und mit Relevanz zur aktuellen Problemstellung. SharePoint bietet hier auf der einen Seite Portalfunktionen, die zu einem individuellen Bildschirmarbeitsplatz zusammengefügt werden können. Die auf den aktuellen Aufgabenbereich abgestimmte Auswahl der zur Verfügung gestellten Webparts kann leicht durch den Mitarbeiter getroffen werden. Die Möglichkeiten des Informations-Managements gehen aber weiter: damit schnell die richtige Information gefunden werden kann, unterstützt SharePoint Metadatenverwaltung, Tags und Kategorien. In der Knowledge Management Suite für MS SharePoint 2010von layer2 geht das bis zur automatischen Verschlagwortung durch Auto Tagger und Navigationsunterstützung durch Tag Cloud Web Part (Hervorheben ja nach Bedeutung) und Related Content Web Part (Anzeigen von verwandten Inhalten).

An dieser Stelle hören wir manchmal: Das brauchen wir nicht, wir haben ja gar nicht so viel Information zu verwalten. Um hier auch den letzten Skeptiker zu überzeugen, gönnen Sie sich den Spass und untersuchen Sie einmal für einen Kunden oder ein Projekt, wieviel strukturierte und unstrukturiert Information in ERP, Mailsystem, Fileordnern, Archivsystemen u.ä. steckt - ganz zu schweigen von dem was noch in den Köpfen der Mitarbeiter abgelegt ist.

Die so gefundene relevante Information kann nun in vielfältiger Hinsicht genutzt werden. Der einfache Fall ist: Es handelt sich um Information, die man man schlicht zeigen möchte. Auch hier ist SharePoint die richtige Plattform. Information zeigen, verteilen, Feed back einholen, Zusatzinformationen sammeln - spezifische Webparts, Zielgruppenadressierung, Gestaltung elektronischer Formulare - der ganz große Baukasten!!

Und wenn das auch noch nicht reicht? Wenn ich auf Basis vorhandener, möglicherweise verteilter Information Entscheidungsgrundlagen schaffen muss? Kein Problem - SharePoint basiert auf dem SQL Server und verfügt damit über das gesamte Spektrum der BI Tools, die man benötigt: Data Mining, Aufbau von Data-Marts und Cubes, Gestaltung von Reports, KPI-Management und Aufbau von Dashboards.

Professionelles Informations-Management ist nach Ansicht vieler Studien der entscheidende Schlüssel für Unternehmenserfolg in vielen  - vermutlich aber allen - Branchen. Grund genug sich damit zu beschäftigen!

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | WSS 3.0 | Office 2010 | SQL Server | Informations-Management

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Lean Information Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (2)

Bevor ich auf die Möglichkeiten eingehe, wie SharePoint und Office 2010 Lean Information Working möglich machen, möchte ich noch einmal einen kurzen Blick in einen typischen Bürotag eines typischen Unternehmens werfen.

Franz M. ist aus einem verlängerten Wochenende wieder an seinen Arbeitsplatz zurückgekehrt. Er fährt Kaffeemaschine und Rechner hoch und hat gleich die Nase voll: 3 Tage nicht im Office und 150 Mails im Posteingang. Er vergisst den Kaffee und fängt an seine Mails zu checken. Ihm fällt auf, das neben einigen wichtigen Mails seiner Kunden vor allem Mails seiner Kollegen eingegangen sind, die während seiner Abwesenheit ein außerplanmäßiges Projektreffen abgehalten haben. Jede Menge Abstimmungsmails wer welche Unterlagen zu welchem Punkt der nicht ganz klaren Agenda mitbringen soll. Dann gab es wohl Unstimmigkeiten zur Raumauswahl. Das Protokoll der Sitzung wurde mehrfach korrigiert und immer wieder an alle herausgeschickt mit Bitte um Feedback. Bei einigen Aufgaben sind mehrere Verantwortliche in dem Worddokument benannt. Franz M. benötigt 2 h um überholte und inzwischen irrelevante Informationen herauszufiltern. Die eingegangenen Aufträge seiner Kunden schafft er dagegen in 15 Minuten vor der Mittagspause ins System zu geben.

In der Mittagspause trifft Franz M. dann einen Kollegen und schildert ihm, dass er vor lauter Emails zu nichts gekommen sei. Der Kollege fragt ihn daraufhin, ob er denn weiß, dass am Nachmittag ein weiteres Projektmeeting angesetzt ist. Franz M. stöhnt, denn so hatte er sich seinen 1. Tag nicht vorgestellt. Ohne Agenda und ohne Vorbereitung macht er sich auf den Weg. Es ist schließlich ein wichtiges Projekt: Ein neue Produktlinie soll aufgesetzt werden. Und da will er nicht fehlen. Aber er wird das Gefühl nicht los, dass er vor lauter Meetings zu nichts kommt.

Dieses Beispiel lässt sich natürlich beliebig weiterspinnen und ich werde zur Verdeutlichung hier und da auch auf Franz M. zurückkommen. Aber woher kommt diese Gefühl der Ineffizienz, der verschenkten Zeit? Warum glauben viele Office Mitarbeiter, das sie alles mögliche machen, nur nicht das was in ihrer Job-Beschreibung steht? Kurze Antwort: weil es so ist!

Soll man also dieses ganze Drumherum wegstreichen, damit Mitarbeiter sich auf Kernprozesse konzentrieren können? Nun, in unserem Beispiel hat Franz M. die Aufträge seiner Kunden angelegt. Er hat seinen Arbeitsvorrat sogar bewältigt. Aber warum soll er mit unwichtigem Schnickschnack seine Zeit vergeuden? Aber ist eine neue Produktlinie nun unwichtiger Schnickschnack oder eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens überhaupt?

Natürlich ist es unverzichtbar, das Mitarbeiter eines Unternehmens abteilungsübergreifend in Projekten, die der Unternehmensentwicklung dienen, zusammenkommen. Unternehmen wissen das, die Mitarbeiter wissen das - nur die konsequente Unterstützung sowohl organisatorischer als auch technischer Art ist sehr oft nicht gegeben. Selbst bei klassischen Unternehmen, in deren Mittelpunkt die Herstellung von Produkten liegt, ist zunehmend Projektarbeit notwendig: kürzere Produktlebenszyklen, schnelle regionale Veränderungen, neue Bedingungen durch Übernahmen und Fusionen, neue gesetzliche Auflagen etc., etc.. Team- bzw. Projektarbeit ist die richtige Antwort auf diese Herausforderungen: Teams verfügen über sehr viel mehr Know How (sowohl in der Breite als auch in der Tiefe!) als der Einzelne, haben eine deutlich niedrigere Akzeptanzschwelle und kommen so wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen.

So müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten geben, um Projekt- und Teamarbeit effizient durchführen zu können. Hierbei spielen SharePoint und Office 2010 ein sehr große Rolle. In den nächsten Artikeln werde ich diese Welt einmal genauer unter die Lupe nehmen.

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | Office 2010 | WSS 3.0

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