SharePoint unterstützt natürlich die üblichen Projektmanagement-Aufgaben, wie etwa Aufgaben, Terminpläne, Budgetverfolgung oder auch problemorientierte Diskussionen. Aber was brauchen Menschen wirklich, die von ihren Unternehmen mit der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe betraut worden sind? Richtig, sie brauchen vor allem Informationen. Die richtigen Informationen - strukturiert und mit Relevanz zur aktuellen Problemstellung. SharePoint bietet hier auf der einen Seite Portalfunktionen, die zu einem individuellen Bildschirmarbeitsplatz zusammengefügt werden können. Die auf den aktuellen Aufgabenbereich abgestimmte Auswahl der zur Verfügung gestellten Webparts kann leicht durch den Mitarbeiter getroffen werden. Die Möglichkeiten des Informations-Managements gehen aber weiter: damit schnell die richtige Information gefunden werden kann, unterstützt SharePoint Metadatenverwaltung, Tags und Kategorien. In der Knowledge Management Suite für MS SharePoint 2010von layer2 geht das bis zur automatischen Verschlagwortung durch Auto Tagger und Navigationsunterstützung durch Tag Cloud Web Part (Hervorheben ja nach Bedeutung) und Related Content Web Part (Anzeigen von verwandten Inhalten).

An dieser Stelle hören wir manchmal: Das brauchen wir nicht, wir haben ja gar nicht so viel Information zu verwalten. Um hier auch den letzten Skeptiker zu überzeugen, gönnen Sie sich den Spass und untersuchen Sie einmal für einen Kunden oder ein Projekt, wieviel strukturierte und unstrukturiert Information in ERP, Mailsystem, Fileordnern, Archivsystemen u.ä. steckt - ganz zu schweigen von dem was noch in den Köpfen der Mitarbeiter abgelegt ist.

Die so gefundene relevante Information kann nun in vielfältiger Hinsicht genutzt werden. Der einfache Fall ist: Es handelt sich um Information, die man man schlicht zeigen möchte. Auch hier ist SharePoint die richtige Plattform. Information zeigen, verteilen, Feed back einholen, Zusatzinformationen sammeln - spezifische Webparts, Zielgruppenadressierung, Gestaltung elektronischer Formulare - der ganz große Baukasten!!

Und wenn das auch noch nicht reicht? Wenn ich auf Basis vorhandener, möglicherweise verteilter Information Entscheidungsgrundlagen schaffen muss? Kein Problem - SharePoint basiert auf dem SQL Server und verfügt damit über das gesamte Spektrum der BI Tools, die man benötigt: Data Mining, Aufbau von Data-Marts und Cubes, Gestaltung von Reports, KPI-Management und Aufbau von Dashboards.

Professionelles Informations-Management ist nach Ansicht vieler Studien der entscheidende Schlüssel für Unternehmenserfolg in vielen  - vermutlich aber allen - Branchen. Grund genug sich damit zu beschäftigen!

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | WSS 3.0 | Office 2010 | SQL Server | Informations-Management

Besuche: 215 | Weiterlesen...

Lean Information Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (2)

Bevor ich auf die Möglichkeiten eingehe, wie SharePoint und Office 2010 Lean Information Working möglich machen, möchte ich noch einmal einen kurzen Blick in einen typischen Bürotag eines typischen Unternehmens werfen.

Franz M. ist aus einem verlängerten Wochenende wieder an seinen Arbeitsplatz zurückgekehrt. Er fährt Kaffeemaschine und Rechner hoch und hat gleich die Nase voll: 3 Tage nicht im Office und 150 Mails im Posteingang. Er vergisst den Kaffee und fängt an seine Mails zu checken. Ihm fällt auf, das neben einigen wichtigen Mails seiner Kunden vor allem Mails seiner Kollegen eingegangen sind, die während seiner Abwesenheit ein außerplanmäßiges Projektreffen abgehalten haben. Jede Menge Abstimmungsmails wer welche Unterlagen zu welchem Punkt der nicht ganz klaren Agenda mitbringen soll. Dann gab es wohl Unstimmigkeiten zur Raumauswahl. Das Protokoll der Sitzung wurde mehrfach korrigiert und immer wieder an alle herausgeschickt mit Bitte um Feedback. Bei einigen Aufgaben sind mehrere Verantwortliche in dem Worddokument benannt. Franz M. benötigt 2 h um überholte und inzwischen irrelevante Informationen herauszufiltern. Die eingegangenen Aufträge seiner Kunden schafft er dagegen in 15 Minuten vor der Mittagspause ins System zu geben.

In der Mittagspause trifft Franz M. dann einen Kollegen und schildert ihm, dass er vor lauter Emails zu nichts gekommen sei. Der Kollege fragt ihn daraufhin, ob er denn weiß, dass am Nachmittag ein weiteres Projektmeeting angesetzt ist. Franz M. stöhnt, denn so hatte er sich seinen 1. Tag nicht vorgestellt. Ohne Agenda und ohne Vorbereitung macht er sich auf den Weg. Es ist schließlich ein wichtiges Projekt: Ein neue Produktlinie soll aufgesetzt werden. Und da will er nicht fehlen. Aber er wird das Gefühl nicht los, dass er vor lauter Meetings zu nichts kommt.

Dieses Beispiel lässt sich natürlich beliebig weiterspinnen und ich werde zur Verdeutlichung hier und da auch auf Franz M. zurückkommen. Aber woher kommt diese Gefühl der Ineffizienz, der verschenkten Zeit? Warum glauben viele Office Mitarbeiter, das sie alles mögliche machen, nur nicht das was in ihrer Job-Beschreibung steht? Kurze Antwort: weil es so ist!

Soll man also dieses ganze Drumherum wegstreichen, damit Mitarbeiter sich auf Kernprozesse konzentrieren können? Nun, in unserem Beispiel hat Franz M. die Aufträge seiner Kunden angelegt. Er hat seinen Arbeitsvorrat sogar bewältigt. Aber warum soll er mit unwichtigem Schnickschnack seine Zeit vergeuden? Aber ist eine neue Produktlinie nun unwichtiger Schnickschnack oder eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens überhaupt?

Natürlich ist es unverzichtbar, das Mitarbeiter eines Unternehmens abteilungsübergreifend in Projekten, die der Unternehmensentwicklung dienen, zusammenkommen. Unternehmen wissen das, die Mitarbeiter wissen das - nur die konsequente Unterstützung sowohl organisatorischer als auch technischer Art ist sehr oft nicht gegeben. Selbst bei klassischen Unternehmen, in deren Mittelpunkt die Herstellung von Produkten liegt, ist zunehmend Projektarbeit notwendig: kürzere Produktlebenszyklen, schnelle regionale Veränderungen, neue Bedingungen durch Übernahmen und Fusionen, neue gesetzliche Auflagen etc., etc.. Team- bzw. Projektarbeit ist die richtige Antwort auf diese Herausforderungen: Teams verfügen über sehr viel mehr Know How (sowohl in der Breite als auch in der Tiefe!) als der Einzelne, haben eine deutlich niedrigere Akzeptanzschwelle und kommen so wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen.

So müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten geben, um Projekt- und Teamarbeit effizient durchführen zu können. Hierbei spielen SharePoint und Office 2010 ein sehr große Rolle. In den nächsten Artikeln werde ich diese Welt einmal genauer unter die Lupe nehmen.

Tags: SharePoint 2007 | SharePoint 2010 | Office 2010 | WSS 3.0

Besuche: 219 | Weiterlesen...

Lean Infomation Working - Effiziente Zusammenarbeit durch SharePoint (1)

SharePoint verändert die in vielen Unternehmen die IT Welt. Ein Integrationsportal, das auch noch Administratorenrollen aus der IT in die Fachabteilungen verteilt. Wenn das keine Ansage für die Tekkie-Welt der IT-ler ist - was dann? Und doch hat SharePoint noch eine ganz andere Seite: Wie können bzw. müssen Arbeitsabläufe und Organisationsformen sich verändern um durch Nutzung der SharePoint Möglichkeiten wesentlich schneller zu besseren Ergebnissen zu komme? Hier reden wir über Prozessoptimierung, Change Management und soziale Interaktion. Nicht nur ein Unternehmen muß SharePoint-fähig gemacht werden, sondern vor allem die Menschen müssen lernen, damit umzugehen.

In unseren SharePoint Projekten sind es sehr oft die IT Abteilungen, die uns bitten, sie beim Aufbau einer SharePoint Umgebung von klein bis groß zu unterstützen. Sind die technischen Aspekte abgedeckt, so wird - aus Sicht der IT - das Unternehmen schon klar kommen. Wir haben da so unsere Zweifel. Wenn man bedenkt, dass die große Mehrheit der Menschen, die mit einem Rechner arbeiten, dies mit dem MS Office Paket tun - also Outlook, Word, Excel und PowerPoint - und nahezu bei jeder Untersuchung sich herausstellt, dass durch Unkenntnis der Möglichkeiten die Effizienz der durchgeführten Tätigkeiten sehr niedrig ist, so ist es - glaube ich - illussorisch zu glauben, dass durch die bloße Anwesenheit der SharePoint Möglichkeiten irgendeine deutliche Prozessoptimierung oder Effiezienzverbesserung ensteht. Würde man mit diesen Ansätzen in der Produktion arbeiten, dann würde ein Mittelklassewagen wohl 80.000 € kosten!

Lean Information Working kann eine Revolution in den Bereichen erwirken, die noch nicht durch Lean Manufacturing optimiert sind. Was in den Produktionshallen geschieht, ist optimiert bis zum letzten Cent. In den übrigen Bereichen fangen wir gerade erst an. Ich möchte in diesem Blog beschreiben, wie Menschen in Unternehmen mit SharePoint - und insbesondere mit den Möglichkeiten durch Office und SharePoint 2010 - schlanker, effizienter und besser arbeiten können.

Tags: SharePoint 2010 | Office 2010 | SharePoint 2007

Besuche: 195 | Weiterlesen...

Microsoft hat einige sehr interessante Videos zu Office 2010 veröffentlicht, die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten wollen.In einem Überblickvideo werden alle herausragenden Funktionen der einzelnen Office 2010 Programme vorgestellt. In den weiteren Videos werden dann einzelne Funktionen von Word 2010 vorgestellt. Im Einzelnen sind dies: Screenshots einfügen, neue Schrifteffekte, Effekte für die Bildbearbeitung, die erweiterte Version der SmartArt Grafiken und die Möglichkeit Bilder in Word vom Hintergrund freizustellen. Auch bei PowerPoint hat sich einiges getan. Mit PowerPoint 2010 ist es nun möglich Videos direkt in PowerPoint zu bearbeiten oder PowerPoint Präsentationen über das Internet zu übertragen.Viele der neuen Funktionen erleichtern die Arbeit mit den Office Programmen erheblich. Was man an der neuen Office Version allerdings auch sehen kann ist, dass die Integration der einzelnen Produkte in SharePoint immer größer wird und dass man für bestimmte Funktionalitäten (z.B. PowerPoint Präsentationen über das Internet halten) zwingend einen SharePoint Server benötigt.

•  Neuerungen in Office 2010
  

Tags: Office 2010

Besuche: 259 | Weiterlesen...

Microsoft gibt immer mehr zu den im nächsten Jahr erscheineneden Produkten der breiten Öffentlichkeit preis. So können Sie sich bereits heute über viele Office 2010 Produkte, wie beispielsweise auch Microsoft Office SharePoint Server 2010, eingehend informieren und sogar die meisten Produkte kostenlos als Beta herunterladen und ausprobieren.

Speziell für SharePoint hat Microsoft schon seit längerem eine eigene Informationsplattform eingerichtet. Hier finden Sie unter anderem Videos zum Produkt, aber auch bereits Meinungen von Kunden zu den neuen Möglichkeiten:
http://sharepoint2010.microsoft.com/Pages/videos.aspx

Besonders ans Herz legen möchte ich Ihnen noch drei Videos, die auch bereits unter YouTube erschienen sind. Diese zeigen Ihnen die neuen Möglichkeiten von

• Microsoft Office Workspace 2010 (ehemals Groove) mit dem Sie SharePoint zu großen Teilen offline verwenden können
  
  
  
  
• Microsoft Office Web Applications mit denen Sie ohne lokal installiertes Office Paket lediglich mit einer Internetverbindung im Browser wichtige Dokumente nicht nur lesen sondern auch sehr komfortabel editieren können
  
  
  
  
• Microsoft Power Pivot, was aus dem Projekt "Gemini" hervorgegangen ist und eines der neuen Themen des "Self Service BI" darstellt (Microsoft gibt den Anwendern viel mehr Möglichkeiten eigene Auswertungen auf Unternehmensdaten eigenständig vorzunehmen)
  
  

Tags: SharePoint 2010 | Office 2010

Besuche: 267 | Weiterlesen...